So arbeitet man rationeller

rationeller arbeiten

Manchmal stehen wir uns einfach selbst im Weg. Dinge, die erledigt werden müssen, bleiben wochenlang unerledigt und andere Arbeiten dauern einfach viel länger als sie sollten. Hier sind einige Tipps, wie man rationeller arbeiten kann, ob im Haushalt, in der Freizeit oder im Job.

 

Prioritäten setzen. Schon am Vorabend kann man eine Liste der Dinge erstellen, die erledigt werden müssen und sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. So werden die wichtigsten dinge zuerst erledigt, und selbst wenn keine Zeit mehr für weitere Arbeiten bleibt, ist es dennoch ein produktiver Tag.

Größere und zeitaufwändigere Aufgaben können ruhig erledigt werden, indem man immer Stück für Stück daran arbeitet. das Wichtige ist ein steter Fortschritt, auch wenn er noch so klein ist. Wird immer ein bisschen daran gearbeitet, ist die Arbeit irgendwann fertig.

Emails: Jede Email, die hereinkommt, sollte sofort in die entsprechende Kategorie kommen. Unwichtiges wird gelöscht oder als erledigt betrachtet; der Rest kommt auf die To-Do-Liste. Nur verhindern, dass Emails, die weitere Bearbeitung erfordern, einfach im Meer der anderen Mails verschwinden.

Wenn man mit der Zeit nicht auskommt, muss man vielleicht mal eine Stunde früher aufstehen.

Ein ordentliches Umfeld sorgt für rationelleres Arbeiten. Keinen Müll anhäufen, sondern alles sofort entsorgen, dass nicht mehr gebraucht wird. Das Motto ist: eins rein, eins raus, also für jeden Gegenstand der reinkommt, wird ein anderer entfernt.

Lass andere Menschen mithelfen. Brainstorming spart ungemein viel Zeit. Aus der Sammlung ungeordneter Ideen lässt sich in kurzer Zeit Brauchbares herausfiltern. Selbst die Ideen zu haben kostet mehr Zeit.

Wichtiges, dass in den Sinn kommt, sollte sofort notiert werden, entweder auf dem PC oder in der To Do Liste des Mobiltelefons.

Schlaf ist wichtig und macht den ganzen Tag produktiver und steigert die Aufnahmefähigkeit. So spart man viel Zeit durch unnützes Kämpfen gegen die Müdigkeit.

Wenn die Konzentration nachlässt, eine kurze, kreative Pause einlegen. Danach kann man mit neuer Energie umso besser und schneller arbeiten.

Immer kleinere, erreichbare Ziele setzen. Nichts wirkt entmutigender als das Gefühl, nichts zu schaffen. Andersherum motiviert es ungemein, wenn man seine Ziele schafft.

Eine weniger liebsame Aufgabe lieber zuerst erledigen. Ist das Unangenehme getan, lässt sich mit Erleichterung produktiver arbeiten.

Immer eine Sache nach der anderen erledigen. Nicht zuviel auf einmal vorplanen, gewöhnlich führt ein Schritt automatisch zum nächsten.

Trotz vieler Aufgaben sollte man sich genug Zeit nehmen, langsam zu essen. Hastiges Essen bringt nicht die nötige Erholung, die für rationelles Arbeiten erforderlich ist. Auch bei den Aufgaben ist langsames und gründliches Vorgehen sinnvoller. Lieber einmal alles richtig machen, als später etwas noch einmal machen zu müssen.

Keine Arbeiten unnötig verschieben, was getan werden muss, sofort tun. Entscheidungen sollten innerhalb von einer Minuten getroffen werden. Auch wenn dies zu mutigen Entscheidungen führt, hilft das dabei, immer vorwärts zu gehen. Auch sollte nicht die oben angefertigte Liste durcheinander gebracht werden, indem zum Beispiel die nächstwichtigen Aufgaben übersprungen werden, um scheinbar schnellere und leichtere weiter unten zu tun. So geraten dringende Dinge schließlich doch in Vergessenheit und bleiben unerledigt, denn neben all den kleinen Aufgaben zwischendurch bleibt keine Zeit mehr für das Wichtige.

Monotasking statt Multitasking. Durch Multitasking dividiert man die Aufmerksamkeit in kleine Abschnitte, in denen man sich auf die einzelnen Dinge konzentrieren kann, denn das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, mehrere Dinge auf einmal in voller Konzentration zu tun. Ein Computer mit mehreren Prozessoren kann mit gleicher Intensität unter Einsparung von Zeit mehrere Aufgaben auf einmal lösen. Der Mensch hingegen hat nur einen einzigen Prozessor.

Ein wichtiger Schritt zu rationellem Arbeiten ist, auch einmal Nein zu sagen und keine weiteren Aufgaben zu übernehmen, die die Kapazität überschreiten. Auch bei Unterbrechungen sollte man ruhig einmal klar die Meinung sagen, und diese in Zukunft unterbinden.

Strukturieren des Arbeitstages. 50% des Tages sollte sich auf langfristige Aufgaben konzentrieren, 30% auf mittelfristige und 20% auf kurzfristige.

Manchmal hilft es, sich selbst ein zeitliches Ziel zu setzen, in dem eine Aufgabe erledigt werden sollte. Hier gilt allerdings auch: realistisch sein und das Zeitziel erreichbar machen.

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