Bei der Arbeit im Kundenservice, als Rezeptionist und auch im privaten Bereich ist es vorteilhaft zu wissen, wie man sich höflich am Telefon verhält. Eine freundliche Stimme am Telefon macht das Leben in der Gesellschaft für jeden angenehmer. Was auch immer die Motivation, im täglichen Leben ist es sinnvoll über die richtige Telefonetikette Bescheid zu wissen.

 

Richtig sprechen

 

Einer der wichtigsten Aspekte am Telefon ist eine deutliche Aussprache. Da das Gegenüber Mundbewegung und Gestik nicht sieht, ist er allein auf die Interpretation der Worte angewiesen. Man sollte also deutlich und nicht zu schnell sprechen.

Manche Menschen neigen dazu, am Telefon lauter zu sprechen als notwendig. Mit der heutigen Technologie empfängt der Gesprächspartner das Stimmvolumen genauso wie beim normalen Gespräch, man braucht also nicht die Stimme zu heben. Es ist nicht nur angenehmer für den Menschen am anderen Ende der Leitung, sondern auch für diejenigen im Hintergrund des Sprechenden, vor allem im Büro. Wichtig also: nicht schreien und die Stimme höflich und freundlich halten.

 

Identifizieren

 

Zwar zeigt die Caller ID an, von welcher Leitung angerufen wird, doch das bedeutet nicht, dass der andere weiß, mit wem er es zu tun hat. Man muss ihm also direkt sagen, mit wem er spricht, damit Peinlichkeiten vermieden werden.

Beim Abheben des Telefons macht es deshalb auch Sinn, sich mit Namen zu melden, so weiß der Anrufer, wer im Haushalt ans Telefon gegangen ist.

 

Zuhören

 

Es geht nicht nur darum, was man selbst zu sagen hat, man muss auch dem Gesprächspartner zuhören, ohne ihn zu unterbrechen. Dabei nicht nur wortlos warten, bis der andere fertig gesprochen hat, denn sonst muss er sich vergewissern, dass überhaupt noch jemand an der Leitung ist. Deshalb hin und wieder mit kleinen Lauten oder Kommentaren reagieren.

Bei Ferngesprächen kann es zu einer geringfügigen Zeitverzögerung kommen, deshalb sollte man nach jedem Satz eine kurze Pause machen, um den anderen die Möglichkeit zu geben, etwas zu sagen.

 

 

Dauer des Telefonierens

 

Bitte nicht den Gesprächspartner zu stundenlangen Gesprächen nötigen, denn er hat möglicherweise viel zu tun und ist zu höflich, das Gespräch abzubrechen. Wer ständig zu lang am Telefon spricht, riskiert, dass irgendwann der andere gar nicht mehr den Hörer abnimmt, wenn er befürchten muss, längere Zeit ans Telefon gefesselt zu sein.

Zwar ist es höflich, das Gespräch mit Floskeln wie „wie geht’s“ zu beginnen, doch sollte man schnell und bündig auf den Punkt und damit zum Grund des Anrufs kommen. Das gilt besonders bei beruflichen Gesprächen.

 

Voicemail

 

Wird der Anruf an die Voicemail weitergeleitet, sollte man erst den Namen und ggf. den Firmennamen nennen und eine kurze und präzise Nachricht hinterlassen. Unnötigen Schnattern bitte vermeiden. Um komplizierte und verwirrende Nachrichten zu verhindern, kann man sich vorher eine Nachricht vorbereiten.